São chamados de documentos contábeis todos os documentos e informações que afetam, de alguma forma, a escrituração contábil de uma empresa. Dessa forma, eles têm a função de comprovar a ocorrência de movimentos financeiros e transações realizadas pela organização, além de auxiliar na gestão dos tributos e demais obrigações da empresa com relação ao Fisco.
Manter a organização no envio desses documentos para a sua assessoria contábil é essencial. Por isso, o empresário deve organizar o seu negócio e estabelecer rotinas e boas práticas internas que garantam a transmissão de todas as informações ao seu contador. Isto deve ser feito para garantir o cumprimento da lei e evitar problemas decorrentes de auditorias e fiscalização de órgãos, como a Secretaria da Fazenda, Receita Federal e Prefeitura.
Dessa forma, o gestor deve estar ciente de que eventuais irregularidades ou a falta de encaminhamento de informações para a contabilidade podem prejudicar a gestão contábil, fiscal e trabalhista do seu negócio, podendo resultar na aplicação de multas e sanções tanto administrativas quanto judiciais.
Pensando na importância do assunto, desenvolvemos este artigo com o propósito de apresentar ao leitor os documentos contábeis que merecem uma atenção especial na sua rotina de trabalho e que devem ser entregues ao contador dentro de prazos razoáveis. Acompanhe!
1. Notas fiscais
As notas fiscais são os documentos mais importantes quando o assunto é o faturamento da empresa. Com a criação da nota fiscal eletrônica, as empresas precisaram se adaptar ainda mais, buscando regular as suas operações e manter uma rotina alinhada com a legislação.
A venda de produtos e serviços sem nota fiscal constitui crime de sonegação fiscal, por isso a empresa deve manter uma rotina adequada de emissão e gestão dos documentos fiscais. Além disso, as notas fiscais comprovam a realização de compras, custos operacionais, movimentação de impostos e despesas do negócio.
A empresa deve enviar ao seu contador todas as informações sobre a emissão de notas fiscais. O processo é realizado de acordo com o programa utilizado pela empresa e considerando as particularidades de cada negócio.
Lembrando que também é necessário informar e apresentar ao contador a relação de notas fiscais canceladas, inutilizadas e denegadas, nos casos em que isso acontecer.
Atualmente, é possível que a contabilidade capture eletronicamente todas as notas fiscais emitidas e recebidas pela sua empresa, de forma que você não tenha o trabalho e a responsabilidade de ficar enviando todos os meses essa informação para a contabilidade.
Inclusive, é altamente recomendável que a contabilidade faça essa captura eletrônica de todas as notas fiscais para ter certeza que todas as notas estão sendo consideradas no fechamento fiscal. Caso contrário, corre-se o risco de a sua empresa esquecer de enviar algum documento para a contabilidade, o que poderia resultar na apuração errada dos impostos.
Portanto, se a sua empresa envia atualmente as notas fiscais em papel ou por e-mail para a contabilidade, fique atento! Seus impostos podem estar sendo calculados errado!
2. Documentos comprobatórios das despesas
No dia a dia de uma empresa, é muito comum se deparar com a necessidade de pagamento de diversas despesas, como energia, internet, telefone, aluguel, conta de água, dentre outras.
Muito embora algumas dessas despesas não gerem documentos fiscais, isso não significa que elas não precisem ser apresentadas para a contabilidade. Considerando que esses documentos comprovam a existência de despesas, eles também são considerados documentos contábeis e devem ser lançados normalmente na escrituração contábil da sua empresa.
Assim, o empresário precisa enviar as cópias de todas as despesas da empresa para que o contador faça os lançamentos nos relatórios necessários.
Neste ponto, a tecnologia também pode ajudar. Se a sua empresa já possui esses documentos de forma digitalizada, as contabilidades mais modernas utilizam softwares para receber todos esses documentos eletronicamente, facilitando o trânsito de informações entre a sua empresa e a contabilidade.
3. Extratos bancários e conciliação bancária
Os extratos das contas bancárias da sua empresa também são documentos contábeis, tendo em vista que eles demonstram todas as entradas e saídas de recursos do seu negócio, inclusive em relação a eventuais ganhos de aplicações financeiras (que devem ser tributados) bem como pagamento de taxas e tarifas bancárias.
É importante que os extratos bancários sejam enviados para a contabilidade mensalmente pois só assim o seu contador poderá manter a contabilidade da sua empresa em dia, o que é imprescindível para que você acompanhe a evolução dos indicadores de desempenho da sua empresa.
Além dos extratos bancários, é importante enviar ao seu contador a conciliação bancária, que demonstra o fluxo de pagamentos e recebimentos realizados durante o período, contendo uma descrição mais detalhada do que o extrato bancário. Por exemplo, no extrato bancário determinada operação pode estar identificada simplesmente como “DOC” ou “Cheque”, sendo que a conciliação bancária explicará a que se referem essas operações.
4. Documentos trabalhistas
Todas as informações sobre os funcionários e eventuais movimentações que impactem na rotina do departamento pessoal no que tange a folha de pagamento ou os contratos de trabalho devem ser informadas ao contador.
Nesse sentido, solicitações de admissão, rescisão, reajuste salarial, alteração de cargo, concessão de férias, acidentes de trabalho e qualquer outro fato relevante que afete as relações de trabalho devem ser informados de forma imediata para a sua assessoria contábil.
Além disso, a empresa deve dar atenção à gestão adequada das informações atreladas à folha de pagamento dos seus colaboradores. Assim, a contabilidade deve ser informada mensalmente sobre faltas, atrasos, horas extras, comissões, marcações de ponto, notas fiscais de serviços tomados com retenção de INSS e qualquer outro documento relevante que afete a folha de pagamento ou os encargos trabalhistas e previdenciários.
É importante destacar que a gestão dos documentos trabalhistas reduz o risco de ocorrência de eventuais reclamatórias trabalhistas.
Como você pode ver, há uma série de documentos que devem ser entregues ao seu contador periodicamente. É importante ter em mente que a obrigação de entrega ou não de um determinado documento poderá variar de acordo com as especificidades de cada negócio.
Dessa forma, é essencial avaliar de forma conjunta com a sua assessoria contábil quais são as obrigações atreladas ao seu negócio, com base no seu regime de tributação e nas demais características da empresa, fazendo um levantamento dos documentos e dos prazos para envio das informações ao contador e aos órgãos de fiscalização.
É importante enfatizar também que as contabilidades mais modernas podem implementar rotinas otimizadas que podem reduzir drasticamente o trabalho que a sua empresa tem na organização e envio de documentos contábeis, tornando esse processo muito mais ágil e seguro.
Estabelecer uma rotina de gestão e organização de tais informações trará segurança para a sua empresa, além de contribuir para o desenvolvimento de um trabalho mais eficiente pelo contador que assessora o seu negócio.
Fonte: Rede jornal Contábil